Den Schritt von der Kollegin zur Vorgesetzten ohne Anfängerfehler souverän meistern

Du hast es geschafft – als neue Führungskraft trägst du jetzt die Verantwortung für die Ergebnisse des Teams.

Besonders die ersten Wochen und Monate nach der Beförderung stellen eine Herausforderung dar. Die fachliche Kompetenz hast du bereits unter Beweis gestellt. Nun ist es wichtig zu zeigen, dass du in der Lage bist, das Team erfolgreich in die Zukunft zu führen und konstruktiv zusammen zu arbeiten.  Dazu gehört, dass du dich mit der Vorgesetztenrolle auseinandersetzt, sie annimmst und ausfüllst. Nicht zu vergessen, dabei noch du selbst zu bleiben und gleichzeitig Haltung zu zeigen.

Denn plötzlich stehst du stärker als bisher im Rampenlicht. Das ist zunächst ungewohnt:

• Die Mitarbeiter:innen wollen sehen wie du als Vorgesetzte agierst, wie du mit Herausforderungen, schwierigen Situationen oder auch Provokationen umgehst;
• die eigene Führungskraft bzw. die Geschäftsleitung sieht genauer hin, um zu überprüfen, ob die Entscheidung dich mit einer Führungsposition zu betrauen die richtige war;
• die sonstige Führungsriege ist neugierig, wie du an die neue Aufgabe herangehst und wie du dich z. B. in gemeinsamen Meetings positionierst;
• und die Kunden bzw. Vertragspartner des Unternehmens stellen plötzlich andere Ansprüche und erwarten häufig individuelle Zugeständnisse, denen du nicht in jedem Fall entsprechen kannst.

So zeigst du, dass du die Führungsrolle annimmst

Behalte deine zentralen Aufgaben im Blick, dann bist du von Anfang an richtig auf Kurs. Im Wesentlichen geht es darum,

• gemeinsam mit deinem Team richtungsweisend und zukunftsorientiert zu agieren sowie die Unternehmensziele zu erreichen;
• die Anforderungen der Kunden im Focus zu behalten;
• den Mitarbeitenden Orientierung zu geben, sie zu fördern und eigenverantwortliches Handeln weiterzuentwickeln;
• integrativ und transparent zu kommunizieren, Wege zu bereiten und sich auf unterschiedliche Menschen gut einzustellen.

Schauen wir uns genauer an, wie du die Bewährungsprobe der ersten 100 Tage am besten für dich nutzt.

Die Bewährungsprobe der ersten 100 Tage souverän meistern

Ähnlich wie Politiker:innen wird Führungskräften die sogenannte 100-Tage-Frist zugebilligt, die sie nutzen, um sich auf die neue Aufgabe vorzubereiten, die Situation zu beobachten, zu analysieren und anschließend mit eigenen Ideen in die Umsetzung zu gehen.

Bereite die wesentlichen Elemente dieses Zeitraums entsprechend vor:

1. Die Antrittsrede als Führungskraft

Auch wenn du dein Team schon kennst, kann die Herausforderung einer kurzen Antrittsrede auf dich zukommen. Sowohl für die Mitarbeiter- als auch für die Führungskräfterunde empfiehlt es sich, eine kurze Antrittsrede vorzubereiten. Nutze diese Gelegenheit am besten in deinem ersten Teammeeting oder der ersten Führungskräfterunde auf jeden Fall für dich und drück dich nicht davor. Alle sind gespannt darauf, was du zu sagen hast.

Das ist ein erster Schritt, dich zu zeigen und ein Signal zu senden, wofür du als Mensch und als Führungskraft stehst. Formuliere deine Inhalte kurz und knackig und wenn es dir liegt, auch mit ein wenig Humor.

Verwende eine klare Struktur, die du für deine Situation in der Reihenfolge jederzeit anpassen kannst:

• Was willst du über dich persönlich sagen? Was leitet dich als Führungskraft?

• Was ist dir wichtig in der Zusammenarbeit? Welche Werte vertrittst du?

• Was erwartet die Mitarbeiter;innen in der Zusammenarbeit mit dir?

• Was wünscht du dir im Umgang mit schwierigen Situationen?

• Was ist deine Vision für das erste Jahre? Für die nächsten Jahre?

• Welche Erwartungen hast du an die Mitarbeitenden/an das Team?

Das sollte in der Antrittsrede nicht Thema sein:

Zum Abschluss kannst du schon einen Hinweis zu den geplanten Erstgesprächen mit jedem Mitarbeitenden.

2. Die Erstgespräche mit den Mitarbeitenden

Vor lauter Stolz und überbordender Motivation kann es schnell passieren, dass du zu schnell zu viel willst und  du in operative Hektik verfällst. Nimm dir im ersten Monat auf jeden Fall die Zeit, mit jedem Mitglied deines Teams ein erstes kurzes Gespräch zu führen. Auch wenn ihr bereits zusammen gearbeitet habt, wirst du die Kolleg:innen aus einer neuen Perspektive kennenlernen. Erfahrungsgemäß dauern diese Gespräche zwischen 30 und 60 Minuten. Plane am besten nicht mehr als 1 – 2 Gespräche am Tag ein. Sie ersetzen nicht die sonstigen Führungsinstrumente wie das Mitarbeiterjahres- oder das Zielvereinbarungs-/und oder Beurteilungsgespräch.

Am besten überlegst du dir im Vorfeld einige Stichpunkte, die du ansprechen willst:

• Was ist dem Mitarbeitenden besonders wichtig für die Zusammenarbeit?
• Was sind seine/ihre Ziele für die nächste Zeit?
• Welche Fragen hat er/sie?
• Was sind aktuelle Fragen/Themen/Schwierigkeiten?
• Welche Hindernisse gibt es?
• Wie sieht der Kollege/die Kollegin die aktuelle Situation?
• Was ist außerdem wichtig?
• Raum für persönliche Themen oder Unerwartetes einplanen
• …

Doch Achtung: Lass dich nicht von den Mitarbeitern instrumentalisieren oder überraschen. Mache keine Zusagen oder Versprechungen, die du ggf. wieder zurücknehmen musst, besonders wenn diese mit einem Lob für dich verbunden sind: „Gut, dass du jetzt unsere Chefin bist, denn du wirst bestimmt dafür sorgen, dass ….“. Da hilft nur, eine Grenze zu ziehen und darauf hinzuweisen, dass du dir gerade einen Überblick verschaffst. Erst nach der Bestandsaufnahme und den ersten Gesprächen werden Veränderungen unter Einbindung des Teams angestoßen.

Dieses erste Gespräch ist auch nicht der Moment, um bereits über Gehaltsfragen zu reden. Dazu dient in den meisten Unternehmen das Zielerreichungs-/Beurteilungsgespräch.

Wenn sich ein Teammitglied ebenfalls auf deinen Job beworben hat, ist es ratsam, das anzusprechen. Vielleicht braucht der Kollege noch Zeit, den Misserfolg zu verarbeiten, vielleicht ist er sauer oder er sabotiert sogar deine Arbeit. In diesem Fall ist es sehr früh angezeigt, den Dialog zu suchen: Ist die Loyalität zum Unternehmen, zum Team und zu dir noch vorhanden? Wie kann diese wieder hergestellt werden? Braucht es eine Veränderung?

3. Das Erstgespräch mit der eigenen Führungskraft

Ähnlich verhält es sich mit den ersten Gesprächen mit dem eigenen Vorgesetzten. Auch hier braucht es möglichst früh ein erstes grundlegendes Gespräch mit folgenden Inhalten:

• Unternehmens- und Teamziele mit dem eigenen Infostand abgleichen
• Welche Entscheidungsbefugnisse/sonstige Kompetenzen habe ich?
• Welche Mitarbeitergespräche führe ich?
• Umfang von Führung (fachlich + disziplinarisch)
• Meetingfrequenz/Feedbackrunden: mit dem Chef und in der Führungskräfterunde
• Die Erwartungen des Vorgesetzten kennenlernen
• Besonderheiten des Teams
• …

Zeige Initiative und vereinbare proaktiv einen Termin. Auch deine Führungskraft muss sich deinen Rollenwechsel von der Kollegin zur Vorgesetzten erst bewusst machen. Führe deshalb zeitnah dieses Gespräch aus der neuen Funktion heraus.

4. Nutze die wichtigsten Führungsinstrumente von Anfang an

Zu den wichtigsten Führungsinstrumenten findest du hier bald einen weiteren ausführlichen Blogartikel.

Mach dir immer wieder bewusst, dass sich deine Aufgaben und Verantwortungsbereiche nun erweitert haben. Zögere deshalb nicht, Themen zu delegieren. Auch dann nicht, wenn du dich damit noch nicht richtig wohlfühlst und Sorge hast, dass die Mitarbeiter:innen nicht mitziehen. Wie du das überzeugend und kooperativ machst, zeige ich dir beim nächsten Mal. Das gilt auch für Feedback- bzw. Kritikgespräche oder wenn du sehr früh auf Konfliktsituationen stößt. Auf die lange Bank schieben hilft weder dir noch dem Team weiter.

In den ersten 100 Tagen gibt es eine Menge zu tun. Es wird dir Spaß machen, Neues auszuprobieren und dich selbst dabei zu beobachten. Sei stolz auf die ersten kleinen Erfolge, sorge zwischendurch dafür, dass du deine Akkus wieder auflädst und mache dir jeden Tag bewusst, was gut geklappt hat.

1. Betrachte dich trotz deiner neuen Führungsrolle als Teil des Teams.
2. Tappe nicht in die Perfektionsfalle. Lobe dich für das, was du schon geschafft hast.
3. Nimm die Ängste oder Befürchtungen von Mitarbeitenden ernst.
4. Nutze Konflikte direkt als Chance zur Verbesserung der Teamentwicklung.
5. Prüfe, ob die vorhandene Aufgabenverteilung weitergeführt werden kann.
6. Nimm Kritik nicht sofort persönlich.
7. Stecke dir realistische Ziele.

Ich freue mich auf unser für dich kostenfreies Kennenlerngespräch. Lass uns in einer gemeinsamen Kaffeepause herausfinden, wie wir zusammenpassen und wie die nächsten Schritte aussehen können.

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